Prozesse im Organisations-Wiki

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1) Erstellung eines Organisations-Wiki (Knowledge-Base)

1.1. Strukturiere das Wiki übersichtlich

1.2. Erstelle detaillierte Prozessbeschreibungen

1.3. Verlinke wichtige Dokumente und Vorlagen

1.4. Nutze visuelle Hilfsmittel

1.5. Halte das Wiki aktuell

1.6. Biete Schulungen an

1.7. Ermutige zur Mitarbeit

2) Bewährte Tools, um sein Organisaitons-Wiki aufzubauen

3) Spezial: Wiki mit SharePoint einrichten

4) Inhalte eines Wikis / einer Knowledge-Base

In allen Organisationen, egal ob in der Privatwirtschaft oder in der öffentlichen Verwaltung, trägt ein Organisations-Wiki der klaren und einfachen Arbeitsweise bei, fördert die Mitarbeiterzufriedenheit und schont die Ressourcen.

1) Erstellung eines Organisations-Wiki (Knowledge-Base)

Mit einem gut organisierten Wiki hast Du alle wichtigen Informationen und Abläufe immer griffbereit, und die Prozesse an der Schule laufen effizienter.

1.1. Strukturiere das Wiki übersichtlich

Startseite:
Beginne mit einer Startseite, die alle wichtigen Bereiche auflistet, wie Unterrichtsorganisation, Schulregeln, Verwaltung, Notfallpläne oder IT-Support.

Kategorien:
Ordne das Wiki in verschiedene Kategorien, damit alles einfach zu finden ist. Zum Beispiel: „Unterrichtsplanung“, „Schülerdokumentation“, „Elternkommunikation“ oder „Krisenmanagement“.

1.2. Erstelle detaillierte Prozessbeschreibungen

Schritt-für-Schritt-Anleitungen:
Schreibe klare Anleitungen für jeden wichtigen Prozess, wie z.B. „Wie wird ein Vertretungsplan erstellt?“. Beschreibe genau, wer was wann machen muss.

Checklisten:
Füge Checklisten hinzu, die Du leicht abhaken kannst, um sicherzugehen, dass Du keinen Schritt vergisst.

Rollen und Zuständigkeiten:
Stelle sicher, dass immer klar ist, wer für welchen Teil des Prozesses verantwortlich ist.

1.3. Verlinke wichtige Dokumente und Vorlagen

Verlinke zu Formularen, Vorlagen oder Ressourcen, die Du für einen bestimmten Prozess brauchst, z.B. PDFs oder Excel-Tabellen.

1.4. Nutze visuelle Hilfsmittel

Verwende Diagramme oder Flussdiagramme, um Abläufe verständlicher zu machen. Eine Grafik kann oft helfen, einen komplexen Prozess auf einen Blick zu erfassen.

1.5. Halte das Wiki aktuell

Prozesse ändern sich. Sorge dafür, dass das Wiki regelmässig aktualisiert wird.

Bestimme jemanden, der diese Aufgabe übernimmt und dafür sorgt, dass alles auf dem neuesten Stand bleibt.

1.6. Biete Schulungen an

Führe Schulungen durch, um den Lehrpersonen zu zeigen, wie sie das Wiki nutzen können. Erkläre, wie sie die Informationen für ihren Alltag nutzen können.

Richte einen FAQ-Bereich oder ein Supportforum ein, wo Fragen gestellt und beantwortet werden können.

1.7. Ermutige zur Mitarbeit

Bitte die Lehrpersonen, ihre Ideen und Verbesserungsvorschläge beizutragen. So bleibt das Wiki lebendig und wird stetig besser.

2) Bewährte Tools, um sein Organisaitons-Wiki aufzubauen

Diese Tools bieten eine Vielzahl von Funktionen und können je nach den spezifischen Bedürfnissen und der Grösse Deiner Organisation ausgewählt werden.

Confluence

Vorteile:
Weit verbreitetet, einfach zu bedienen, bietet viele Vorlagen um Inhalte strukturiert zu organisieren.

Nachteile:
Kann für kleinere Teams oder Organisationen teuer sein.

Notion

Vorteile:
Es ist sehr flexibel und eignet sich für Teams, die kreative und strukturierte Inhalte benötigen.

Nachteile:
Für sehr umfangreiche Knowledge-Bases kann Notion weniger effizient sein, da eher auf Visualisierung von Daten ausgelegt.

Zendesk Guide

Vorteile:
Bietet Funktionen zur Kategorisierung und eine Suchmaschine, die Inhalte leicht zugänglich macht.

Nachteile:
Fokus liegt auf Kunden-Support, daher fehlen einige Funktionen für interne Wissensdatenbanken.

Guru

Vorteile:
Wissen in Echtzeit teilen, bietet Integrationen mit beliebten Tools wie Slack.

Nachteile:
Preisgestaltung, Benutzeroberfläche ist nicht so anpassbar, es gibt Einschränkungen bei der Offline-Verfügbarkeit.

Document360

Vorteile:
Bietet ein intuitives Benutzererlebnis und umfassende Suchfunktionen, ideal für technisches Wissen, kann gut skaliert werden.

Nachteile:
Anpassungsmöglichkeiten sind eingeschränkt.

Google Sites

Vorteile:
Kostenlos und einfach, insbesondere für Organisationen, die bereits im Google-Ökosystem arbeiten.

Nachteile:
Eingeschränkte Anpassungsoptionen und keine erweiterten Funktionen für die Verwaltung einer komplexen Knowledge-Base.

Helpjuice

Vorteile:
Bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und leistungsstarke Suchfunktionen, ausgelegt um Inhalte zu strukturieren.

Nachteile:
Kann für kleinere Teams teuer sein, einige Benutzer berichten von begrenzten Integrationsmöglichkeiten.

Slite

Vorteile:
Einfach zu bedienen und bietet eine klare Struktur für Notizen und Inhalte.

Nachteile:
Anpassungsoptionen sind begrenzt.

MediaWiki

Vorteile:
Kann kostenlos genutzt werden, eignet sich gut für grosse Knowledge-Bases mit vielen Benutzern, bietet Anpassungsmöglichkeiten.

Nachteile:
Einrichtung und Wartung erfordert technisches Wissen.

SharePoint

Vorteile:
Besonders für Organisationen, die Microsoft 365 nutzen, ist SharePoint eine mächtige Lösung. Es bietet umfassende Funktionen zur Dokumentenverwaltung und kann leicht an die Bedürfnisse der Organisation angepasst werden.

Nachteile:
Benutzerfreundlichkeit ist für Neueinsteiger nicht optimal, Konfiguration kann komplex sein.

3) Spezial: Wiki mit SharePoint einrichten

Achtung:

Ich empfehle aus eigener Erfahrung mit Nachdruck das Wiki "Confluence" von Atlassian:
https://www.atlassian.com/software/confluence/pricing

Bis 10 Benutzer kann man es sogar kostenlos benutzen. Es ist betreffend Einfachheit und Klarheit leicht zu bedienen und der Spassfaktor ist am grössten. Wenn ein Wiki-Projekt für deine Organisation gelingen soll, stehen die Chancen für den Erfolg mit dem Confluence-Wiki am besten.

Falls du zuerst dein Office365 mit Sharepoint als Wiki missbrauchen möchtest, empfehle ich folgendes Vorgehen:

Öffne Deine SharePoint-Seite:

Gehe in die Bibliothek oder den Bereich Deiner SharePoint-Site, wo Du das Wiki erstellen möchtest.

1) Seitenbibliothek erstellen:

Klicke auf „Neu“ und wähle „Wiki-Seite“ aus. Dies ist eine spezielle Art von Seite in SharePoint, die für die einfache Erstellung und Verlinkung von Inhalten konzipiert ist.

1) Seitenbibliothek erstellen:

Klicke auf „Neu“ und wähle „Wiki-Seite“ aus. Dies ist eine spezielle Art von Seite in SharePoint, die für die einfache Erstellung und Verlinkung von Inhalten konzipiert ist.

4) Inhalte eines Wikis / einer Knowledge-Base

Mögliche Inhalte können sich an der Checkliste "Onboarding für neue Lehrperson" orientieren.

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